公文管理制度
來源：本站原創(chuàng)發(fā)布時間：2016-08-08瀏覽人數(shù)：
1、公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。
2、公文辦理分為收文和發(fā)文。
（1）收文處理由辦公室專人負責(zé)每天將上級機關(guān)（含領(lǐng)導(dǎo)及各部室外出開會帶回的文件資料等）和同級以及各方面來文，按規(guī)范要求進行登記，并由辦公室負責(zé)人提出擬辦意見，請公司領(lǐng)導(dǎo)閱簽后由辦公室交各有關(guān)部室處理，各承辦部室需按領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理，并匯報辦理結(jié)果。需提請公司領(lǐng)導(dǎo)班子會辦的，經(jīng)請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室統(tǒng)一報請會辦。凡有秘密要求的文件由辦公室專人報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，分送各有關(guān)部室，并全程跟蹤，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部室負責(zé)人簽字后迅速收回存檔，以防丟失和泄密。
（2）緊急公文根據(jù)公文送達和辦理時限要求，分為“特急”和“急件”。緊急程度的標(biāo)注通常放在文件閱辦卡的右上角。辦公室對所有來文、資料（包括參加會議、學(xué)習(xí)領(lǐng)回的）統(tǒng)一由辦公室負責(zé)接收、登記和分類，提出初步意見后，及時傳送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，做好交辦、督辦工作。對緊急件、明傳電報、會議通知等，應(yīng)及時呈報處理，不得貽誤。緊急公文提出擬辦意見后，辦文人員必須立即專門將文件報送領(lǐng)導(dǎo)，遇到特殊情況無法當(dāng)面報送領(lǐng)導(dǎo)，可電話匯報，在得到領(lǐng)導(dǎo)書面批示或口頭指示后，立即將領(lǐng)導(dǎo)批辦意見轉(zhuǎn)交承辦部室進行處理，辦文人員還須隨時掌握公文去向，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，并將催辦結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，避免漏傳、誤傳和延誤。上級單位轉(zhuǎn)來或相關(guān)單位和部門直接送來的相關(guān)報告，統(tǒng)一由辦公室整理登記報總經(jīng)理閱示后，轉(zhuǎn)相關(guān)部門處理。
（3）發(fā)文一般按工作分工由各職能部室負責(zé)擬稿，草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
①符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;
②情況確實、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點準(zhǔn)確、篇幅簡短;
③人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;
④用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。
（4）以本公司名義印發(fā)的各類文件，由各部門負責(zé)起草交辦公室核稿后，呈總經(jīng)理或分管負責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的一般性的文稿，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上報文稿，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽再報公司總經(jīng)理簽發(fā)。公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，承辦人員不得對文件內(nèi)容隨意修改，如要修改必須重新送簽。涉及人事變動、重大問題決策以及全局性文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議討論決定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。
（5）草擬的公文在印刷前，需由職能部室和辦公室進一步校核，校核人必須在擬稿紙上簽名。辦公室對發(fā)文內(nèi)容和審批手續(xù)核對無誤后方可蓋章發(fā)出。
（6）草擬、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。
（7）凡有本公司所編文號的文件均要在加蓋行政印章時將成稿文件二份同簽發(fā)的原稿(外單位主發(fā)的文件除外)一并交辦公室存檔；以公司名義上報的各種專題報告、工作小結(jié)，以及其他文字材料，加蓋印章時交一份給辦公室存檔。文稿一律用藍黑、碳素墨水書寫或電腦打印。年終由辦公室整理分類立卷歸檔，辦公室辦文人員在文件閱辦完畢后，要對照收文登記簿的收文紀(jì)錄一一核對，將所有文件及時收匯、整理和歸檔，確保文件安全、不散失。
3、會議紀(jì)要。相關(guān)部室會議需要會議紀(jì)要的，會議結(jié)束后及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，辦公室編印文號，逐一下發(fā)并存檔。一般性事務(wù)會議由會議召集領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重大事項由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、請示批復(fù)。對外單位及其子公司來文請示等，辦公室收悉單位請示后，及時擬辦意見簽轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱示，辦公室根據(jù)意見或領(lǐng)導(dǎo)批示擬初稿，呈主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室編印文號，逐一下發(fā)并存檔。
5、按節(jié)約型機關(guān)創(chuàng)建要求，從嚴(yán)控制文件材料印發(fā)和份數(shù)。所有材料的打(復(fù))印一律利用現(xiàn)有辦公設(shè)備在公司內(nèi)部解決，除上報公文按規(guī)定要求辦理外，其他材料提倡正反打（復(fù)）印。打印的成稿需油印或材料份數(shù)較多需照排印刷的，由辦公室統(tǒng)一安排外出油印或送政府采購定點企業(yè)排版印刷。
6、公司提倡無紙化辦公。公司內(nèi)部的相關(guān)通知、文件傳閱等文稿，原則上一律通過公司辦公群進行交流。
7、公司各部室均為內(nèi)設(shè)機構(gòu)，不得以部室的名義向上級機關(guān)印發(fā)正式公文。
8、如對外提供公司內(nèi)部資料，需由主要領(lǐng)導(dǎo)人同意。
